POP 3 oder IMAP?
Um Emails zu empfangen bzw. vom jeweiligen Mail-Server abzurufen haben sich zwei Protokolle durchgesetzt. Zum einen das "Internet Message Access Protocol" kurz "IMAP genannt und zum anderen das "Post Office Protocol 3" auch als "POP 3" bekannt. Beide Protokoll sind bei fast allen Anbietern und mit allen Programmen nutzbar. Nachfolgend die Eigenschaften dieser beiden Protokolle.
POP 3
Mit diesem Protokoll holt sich der Email-Client (Outlook, Thunderbird usw.) die Emails vom Mail-Server ab und speichert diese abgerufenen Emails dann komplett auf dem lokalen Rechner. Nachdem die Emails auf deinem Rechner angekommen sind, kannst du jederzeit darauf zurückgreifen, auch wenn du offline bist, also keine Internetverbindung hast. Natürlich brauchst du Zugang zum Internet, wenn du Emails verschicken willst oder wenn du neue Emails empfangen möchtest.
Hier eine technische Erklärung aus Wikipedia
Das Post Office Protocol (POP) ist ein Übertragungsprotokoll, über das ein Client E-Mails von einem E-Mail-Server abholen kann. Version 3 (POP3) wird im RFC 1939 beschrieben. POP3 ist ein ASCII-Protokoll, wobei die Steuerung der Datenübertragung durch Kommandos geschieht, die standardmäßig an den Port 110 geschickt werden.
POP3 ist in der Funktionalität sehr beschränkt und erlaubt nur das Auflisten, Abholen und Löschen von E-Mails am E-Mail-Server. Für weitere Funktionalitäten wie hierarchische Mailboxen direkt am Mailserver, Zugriff auf mehrere Mailboxen während einer Sitzung, Vorselektion der E-Mails usw. müssen Protokolle wie IMAP verwendet werden.
Als Gegenstück zu POP3 ist für das Versenden von E-Mails üblicherweise in Clients und Servern das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) implementiert.
Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Post_Office_Protocol
IMAP
Mit dem IMAP Protokoll greift dein Client (Outlook, Mail usw.) direkt auf den Server zu und spiegelt die Struktur dann auf deinem Rechner. Solange du online bist, findet ein Abgleich zwischen deinem Rechner und dem Server statt. Ein großer Vorteil ist, dass du beliebig viele Geräte parallel abgleichen kannst. Wenn du Emails auf deinem Rechner löscht oder liest und dann auf deinem IPad dein Postfach abrufst wird direkt über dem Server abgeglichen und Emails gelöscht oder als gelesen markiert.
Hier eine technische Erklärung aus Wikipedia
IMAP wurde in den 1980er Jahren mit dem Aufkommen von Personal Computern entworfen, um bei der Mail-Kommunikation Abhängigkeiten von einzelnen Client-Rechnern aufzulösen.[2] Zu diesem Zweck erweitert IMAP die Funktionen und Verfahren von Post Office Protocol (POP) so, dass Benutzer ihre Mails, Ordnerstrukturen und Einstellungen auf den (Mail-)Servern speichern und belassen können. Die (PC-)Clients greifen direkt online auf die Informationen auf den Servern zu und müssen allenfalls Kopien davon beherbergen. Während ein Benutzer von POP nach Verlust seines PC entweder alle E-Mails verloren hat oder bereits gelöschte E-Mails erneut erhält, behält ein Benutzer von IMAP seine Mails auf den Servern und, auch über mehrere und verschiedene Clients hinweg, immer einen einheitlichen Zugriff.
Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Internet_Message_Access_Protocol